Meeting of Foreign Ministers, Brussels, 20 November 2019

GENERAL

1. Meetings of the North Atlantic Council (NAC) at the level of Foreign Ministers will be held at the NATO Headquarters on Wednesday 20 November 2019. All information about these meetings will be on the NATO website. This media advisory marks the opening of online registration for accreditation (see below).
2. The meetings will be chaired by NATO Secretary General Jens Stoltenberg.

PROGRAMME

1. The media programme will be available online closer to the event and provided to media representatives in the media centre. The meetings will start in the afternoon on 20 November. Pre-ministerial events (e.g. the Secretary General’s pre-ministerial press conference) will take place on Tuesday 19 November 2019; more details will be announced at a later date.
2. Media representatives not permanently accredited with NATO need to seek accreditation (detailed procedure outlined below).
3. The Accreditation Office, where badges can be picked up, will be located at the Main Entrance, NATO Headquarters, Boulevard Leopold III 1110. The opening hours are provided below.
4. Information about individual ministers’ media programmes should be sought directly from the national delegation(s) concerned. A list of NATO delegation press officers is available from the Press & Media Section and upon accreditation.

MEDIA ACCESS AND POOLS

1. Access is unrestricted to press conferences of the NATO Secretary General. Briefings by delegation officials may be by invitation only. Open delegation events are announced on CCTV.
2. Access to meeting openings and the official portrait is restricted by pool only. Pool cards will be given to a small number of videographers and photographers drawn from among those who submit an accreditation request on time. The pool cards will be distributed on the first floor of the Public Square of NATO HQ. More details about timings will be provided in the media programme. Journalists requesting late accreditation will not be given access to pools.
3. Audiovisual media representatives who wish to cover the opening remarks from inside the Council room may make a written request for a pool card to the e-mail address given at the end of this advisory. No confirmation will be sent.
4. When a media representative accepts a NATO pool position he/she must share immediately all information and material collected while in the pool with any accredited media that request it. The media representative in the pool will share the material at no charge and with no restriction on the use of the material for news purposes.
5. Media representatives can only accept the pool accreditation if they have the agreement of their employer to all of the conditions on providing pool material listed above.
6. Media organisations that want pooled images should first contact the wire service / photo agency of which they are a member / client. Media representatives and news organisations must identify that it is pooled material every time it is used. Pooled material can only be used for legitimate news purposes and it cannot be sold.
7. NATO photographers and videographers will provide video clips and photos of all the media events for posting to the NATO website; photos can be downloaded from www.nato.int.

ONLINE / BROADCAST

1. The opening remarks of several NATO meetings as well as the Secretary General’s press conference(s) will be broadcast live on the internal closed-circuit television system and can be viewed in the press working area as well as online, on the NATO website.
2. B-roll and press conference videos can be downloaded live via satellite or from the NATO TV & Radio Unit (see the contact details below). After each event, the videos are available for free download from NATO Multimedia.

ACCREDITATION AND SECURITY CHECKS

1. Journalists in possession of a valid NATO permanent media pass do not need to request accreditation.
2. Journalists not in possession of a valid NATO permanent pass need to request ad-hoc accreditation here. Please find instructions on how to create a profile in Annex 1.
3. Media representatives who have successfully been accredited will receive confirmation by email. Media representatives are encouraged to bring a printout of the confirmation email when collecting their badge.
4. The deadline for ad-hoc accreditation requests is no later than Monday 11 November 2019 at 23:59 (Brussels Time).

   Requests entered after the deadline are considered late, will be strictly limited, and may be unsuccessful. In accordance with NATO media accreditation procedures, NATO reserves the right to deny or withdraw accreditation of media representatives from media organisations who abuse their privileges, put the accreditation to improper use or act in a way not consistent with the principles of the organisation. Late applications will not be taken into consideration for pool access.

5. Media passes must be collected in person upon presentation of an ID card or passport and a valid national press pass (or accreditation letter from a recognised media organisation) at the Main Entrance, NATO Headquarters, Boulevard Leopold III 1110.
6. The same NATO accreditation procedures shall apply for media wishing to cover both the ministerial and pre-ministerial events (on Tuesday 19 November 2019). They are detailed here.
7. Passes must be visible at all times, and security personnel may ask to see another form of ID. Media representatives are advised to arrive with sufficient lead time to clear security checks. Security personnel will examine and may test equipment and personal effects carried onto the site.

MEDIA FACILITIES

1. Television and Radio editing spaces will be made available. They will be allocated on a first-come, first-served basis, upon request by email to the NATO TV & Radio Unit (see contact details below).
2. NATO also makes available one TV and one radio studio when they are not in use by senior NATO officials. These facilities are usually booked via delegations’ press officers wishing to accept interview requests from media organisations.
3. A press area with working spaces will be set up on the first floor of the public square area. Electricity sockets, Wi-Fi internet, and telephones will be available. In addition, the permanent filing centre is also available on the first floor of the Public Square, facing the Agora.
4. Working spaces cannot be booked in advance but are available on a first-come, first-served basis.

OPENING HOURS

PARKING

1. Media representatives will not be allowed to park their vehicles inside the NATO compound. They may, however, park in the visitor’s car park of the NATO HQ, or in the car park directly across the Main Entrance, at the Z entrance parking of the former NATO HQ. Uplink vans may park in a special section of the car park upon request to the NATO TV & Radio Unit.

CONTACT POINTS

Annex 1

New profiles:

How to create a new profile in the NATO Accreditation portal https://my.hq.nato.int/:

1. Please select New user
2. Use a unique email address per registration. It is not possible to register groups or more than one person with the same email address
3. Avoid using special characters (e.g. accents) when you enter information in your profile and ensure that the filenames of your photo and attachments do not contain special characters
4. In case our site is blocked by your provider (most likely because of a firewall), it is advisable to use a device connected to a different Internet source (4G or connection at home)
5. For media not in possession of a national press card number, please enter N/A within the National Press Card Number field

Existing profiles:

1. If you have lost your password, please reset it here
2. If your email address/username has changed, please send an email to [email protected]

How to register for the event:

Once your profile has been created:

1. Login: https://my.hq.nato.int/ (Click on Registered user)
2. Click on Update your Event Attendance: select the event
3. Attach files as required
4. Tick and accept fields
5. Submit your request before the deadline

To verify if you have duly submitted your application with attachments, please log in to your profile and click on Update Your Event Attendance. The event tick box should appear as checked.

Attachments

To complete your registration, you will be required to upload two types of attachments:

1. Identity: a copy of your ID card/passport
2. Professional:

• Candidates in possession of a valid press card (provided by a recognised national professional body of a NATO country – i.e. government, professional association or union) are required to upload a scanned copy of it onto their profile (PDF)
• Candidates not in possession of a valid press card (provided by a recognised national professional body of a NATO country – i.e. government, professional association or union), are required, regardless of nationality, to upload a signed letter from their editorial staff onto their profile (PDF)

Groups

The system does not allow group registrations. However, as a practical measure and in order to avoid delays due to late requests, your editor can produce a comprehensive letter containing all the names of the crew members s/he intends to send to cover the event. Please include SURNAME, Name, Date of birth and Passport/ID card number of the crew members.
Once scanned, each media representative in the letter can upload the same comprehensive letter onto their profile upon individual registration before the deadline.

Réunion des ministres des Affaires étrangères, Bruxelles, le 20 novembre 2019

1. Le Conseil de l’Atlantique Nord (« le Conseil ») se réunira au niveau des ministres des Affaires étrangères le mercredi 20 novembre 2019 au siège de l’OTAN. Toutes les informations concernant la réunion seront publiées sur le site web de l’Organisation. L’ouverture du site web d’accréditation (voir ci-après) est dès à présent effective.
2. Les réunions seront présidées par le secrétaire général de l’OTAN, M. Jens Stoltenberg.

PROGRAMME

1. Le programme pour les médias sera mis en ligne à l’approche de la réunion et communiqué aux représentants des médias au Centre des médias. Les réunions débuteront le 20 novembre dans l’après-midi. Les activités préparatoires (notamment la conférence de presse du secrétaire général) se dérouleront le mardi 19 novembre 2019 ; des précisions seront fournies ultérieurement.
2. Les représentants des médias qui ne seraient pas titulaires d’une accréditation permanente auprès de l’OTAN devront demander une accréditation (voir procédure détaillée ci-après).
3. Le Bureau d’accréditation, où les laissez-passer pourront être retirés, se trouvera à l’entrée principale du siège (boulevard Léopold III, 1110 Bruxelles). Les heures d’ouverture sont indiquées ci-après.
4. Les demandes d’information relatives aux rencontres individuelles des ministres avec les médias sont à adresser directement aux délégations concernées. La liste des attachés de presse des délégations auprès de l’OTAN peut être obtenue auprès de la Section Presse et médias, une fois l’accréditation reçue.

ACCÈS DES MÉDIAS ET POOLS

1. L’accès aux conférences de presse du secrétaire général de l’OTAN sera libre. Les exposés des responsables des délégations pourraient n’être accessibles que sur invitation. Les activités auxquelles les délégations donneront libre accès seront annoncées sur le système de télévision en circuit fermé.
2. L’accès à la séance d’ouverture des réunions et à la photo officielle sera restreint à un seul pool. Des cartes de pool seront distribuées à un petit nombre de vidéastes et de photographes choisis parmi ceux qui auront soumis à temps une demande d’accréditation ; la distribution se fera au premier étage de la Place publique. De plus amples informations sur les horaires seront fournies dans le programme destiné aux médias. Les journalistes qui introduiraient une demande d’accréditation hors délai n’auront pas accès aux pools.
3. Les représentants des médias audiovisuels qui souhaitent couvrir les observations liminaires depuis l’intérieur de la salle du Conseil peuvent adresser par écrit une demande de carte de pool OTAN à l’adresse de courrier électronique mentionnée à la fin de la présente note. Aucune confirmation ne sera envoyée.
4. Lorsqu’un représentant des médias accepte une place au sein d’un pool OTAN, il s’engage à partager immédiatement toutes les informations recueillies et/ou tous les documents enregistrés dans le cadre de ce pool avec tout autre média accrédité qui en ferait la demande. Il partagera gratuitement ces éléments avec d’autres journalistes, sans aucune restriction concernant leur utilisation dans un but légitime d’information.
5. Les représentants des médias ne peuvent accepter une accréditation pour un pool que s’ils ont obtenu l’accord de leur employeur sur toutes les conditions concernant la communication des documents enregistrés dans le cadre du pool énoncées plus haut.
6. Les médias souhaitant obtenir des clichés pris par les pools doivent d’abord contacter l’agence de presse/l’agence photographique dont ils sont membres ou clients. Les représentants des médias – et les agences de presse qui les emploient – doivent, lors de toute utilisation, identifier les documents partagés comme étant issus d’un pool. Les documents issus de pools peuvent être utilisés uniquement dans un but légitime d’information, et ne peuvent en aucun cas être vendus.
7. Les photographes et les vidéojournalistes de l’OTAN réaliseront des clips vidéo et des photos de tous les événements médias pour publication sur le site web de l’OTAN. Les photos pourront être téléchargées à partir du site www.nato.int.

RETRANSMISSION

1. Les déclarations qui seront faites au début de certaines séances en configuration OTAN ainsi que la / les conférence(s) de presse du secrétaire général seront retransmises en direct dans la zone de travail de la presse, par le système de télévision en circuit fermé, ainsi que sur le site web de l’Organisation (www.nato.int).
2. Les B-roll et les vidéos des conférences de presse pourront être obtenues en direct par liaison satellite ou auprès de l’Unité Télévision et radio de l’OTAN (voir coordonnées ci-après). Les vidéos pourront par la suite être téléchargées gratuitement sur la bibliothèque multimédia de l’OTAN.

ACCRÉDITATION ET CONTRÔLES DE SÉCURITÉ

1. Les journalistes en possession d’un laissez-passer de presse OTAN permanent valide n’ont pas besoin de demander une accréditation.
2. Les journalistes qui ne possèdent pas de laissez-passer de presse OTAN permanent valide doivent demander une accréditation ad hoc en cliquant ici. Les instructions à suivre pour créer un profil figurent en annexe.
3. Les représentants des médias qui auront obtenu l’accréditation recevront une confirmation par courriel. Ils sont invités à apporter une version imprimée de ce courriel lorsqu’ils viendront retirer leur laissez-passer.
4. Les demandes d’accréditation ad hoc doivent être soumises au plus tard pour le lundi 11 novembre 2019 à 23h59 (heure de Bruxelles).
   Les demandes reçues après cette échéance seront considérées comme ayant été soumises en retard ; elles ne seront acceptées qu’à titre exceptionnel et pourront ainsi être refusées. Conformément à ses procédures d’accréditation des médias, l’OTAN se réserve le droit de refuser ou de retirer l’accréditation de représentants des médias qui abusent des privilèges qui leur sont accordés, qui font un usage inapproprié de leur accréditation ou qui agissent d’une manière non conforme aux principes de l’Organisation. Les demandes tardives ne seront pas prises en considération pour l’accès aux pools.
5. Les représentants des médias devront retirer en personne leur laissez-passer de presse et, lors du retrait, présenter leur carte d’identité ou leur passeport ainsi qu’une carte de presse nationale en règle (ou une lettre d’accréditation d’un média reconnu), à l’entrée principale du siège de l’OTAN, boulevard Léopold III, 1110 Bruxelles.
6. Les procédures d’accréditation OTAN habituelles s’appliqueront aux médias qui souhaiteront couvrir la réunion et les activités préparatoires (le mardi 19 novembre 2019). Elles se trouvent ici.
7. Les laissez-passer devront être visibles en permanence, et le personnel de sécurité pourra demander que lui soit présentée une pièce d’identité. Les représentants des médias sont donc invités à se présenter suffisamment à l’avance pour passer les contrôles de sécurité. Le personnel de sécurité examinera et pourra tester les appareils et les effets personnels apportés sur place.

INSTALLATIONS MÉDIAS

1. Des espaces destinés aux travaux de montage radio et télévision seront mis à disposition. Elles seront attribuées en fonction de l’ordre d’arrivée des demandes, lesquelles doivent être adressées par courriel à l’Unité Télévision et radio de l’OTAN (voir coordonnées ci-après).
2. L’OTAN mettra également à disposition un studio de télévision et un studio de radio lorsque ceux-ci ne seront pas utilisés par des hauts responsables de l’OTAN. La réservation des studios se fait généralement par l’intermédiaire des attachés de presse des délégations disposées à accepter des demandes d’interview émanant des médias.
3. Une zone de presse avec postes de travail sera installée au premier étage de la Place publique. Des prises électriques, une connexion wifi et des téléphones y seront mis à disposition. Par ailleurs, la zone de travail est accessible en permanence à ce même étage, face à l’Agora.
4. Les postes de travail mentionnés ci-dessus ne peuvent pas être réservés à l’avance et seront attribués suivant l’ordre d’arrivée.

HEURES D’OUVERTURE

PARKING

1. Les représentants des médias ne seront pas autorisés à stationner à l’intérieur du site de l’OTAN. Ils pourront en revanche utiliser le parking Visiteurs du nouveau siège, ou celui situé juste en face de l’entrée principale, à l’entrée Z de l’ancien siège. Les camions utilisés pour la transmission par satellite pourront, sur demande à adresser à l’Unité Télévision et radio de l’OTAN, stationner sur une zone spécifique du parking.

POINTS DE CONTACT

Annexe 1

 Nouveaux profils

 Comment créer un nouveau profil sur le portail d’accréditation OTAN (https://my.hq.nato.int/) :

• Cliquez sur « Nouvel utilisateur ».
• Utilisez une seule adresse électronique pour vous inscrire. Il est impossible d’inscrire des groupes ou plus d’une personne avec la même adresse électronique.
• Évitez les caractères spéciaux (accents, etc.) lorsque vous entrez des informations dans votre profil, et assurez-vous que le nom de votre fichier photo et de vos pièces jointes n’en contient pas.
• Si le portail est bloqué par votre fournisseur d’accès (très probablement à cause d’un pare-feu), il est conseillé de réessayer en utilisant un autre moyen de connexion à internet (4G ou connexion à domicile).
• Les représentants des médias qui ne sont pas en possession d’un numéro de carte de presse nationale doivent indiquer N/A dans le champ « Numéro de carte de presse nationale ».

Profils existants

• Si vous avez perdu votre mot de passe, vous pouvez le réinitialiser ici.
• Si votre adresse électronique ou votre nom d’utilisateur a changé, envoyez un courriel à [email protected].

Comment s’inscrire pour l’événement :

Une fois que votre profil a été créé :

1. Connexion : https://my.hq.nato.int/ (cliquez sur « Utilisateur/groupe enregistré »)
2. Cliquez sur « Mettre à jour la liste des événements auxquels vous êtes inscrit » : sélectionnez l’événement.
3. Joignez les fichiers requis.
4. Cochez et acceptez les champs.
5. Soumettez votre demande avant la date limite.

Pour vérifier que vous avez bien envoyé votre candidature accompagnée des pièces jointes, connectez-vous et cliquez sur « Mettre à jour la liste des événements auxquels vous êtes inscrit ». Si la case de l’événement est cochée, vous êtes inscrit.

Pièces jointes  

Pour achever votre inscription, vous devez télécharger deux types de pièces jointes :

1. Document d’identité : une copie de votre carte d’identité/passeport.
2. Document professionnel :  

• • les candidats en possession d’une carte de presse valide (délivrée par un organisme professionnel national reconnu d’un pays de l’OTAN – p. ex. gouvernement, association ou union professionnelle) devront en télécharger un exemplaire scanné (au format PDF) sur leur profil ;
  • les candidats qui ne seraient en possession d’une carte de presse valide (délivrée par un organisme professionnel national reconnu d’un pays de l’OTAN – p. ex. gouvernement, association ou union professionnelle) devront, quelle que soit leur nationalité, télécharger sur leur profil (au format PDF) une lettre signée de leur rédaction.

Groupes  

Il est impossible d’inscrire des groupes sur le portail. Cela étant, dans un souci de simplification et pour éviter les retards qui seraient dus aux demandes introduites tardivement, il est loisible à votre rédaction de rédiger une lettre contenant la liste exhaustive des personnes qu’elle compte envoyer pour couvrir l’événement. La lettre doit indiquer pour chacune de ces personnes le nom de famille (en majuscules), le prénom, la date de naissance et le numéro de la carte d’identité/du passeport.

Chaque personne mentionnée dans cette lettre peut ensuite scanner celle-ci et la télécharger sur son compte au moment de son inscription, et ce avant la date limite.